Out of Office: mag je even onbereikbaar zijn?

In Duitsland bestaat er een wet die het bazen verbiedt om werknemers buiten werktijd een e-mail te sturen. Hier in Nederland lijkt het steeds normaler dat je altijd en overal bereikbaar bent. Zeker als je een kleine ondernemer bent, want daar heb je toch zelf voor gekozen? Toch kan het heel gezond, fijn en nuttig zijn om even afstand te doen en een break te nemen van je bedrijf. Ben je klaar om er even tussenuit te gaan? Zo schrijf je een goede Out of Office.

1: De juiste mindset

Het begint allemaal met je eigen mindset. Voel je niet schuldig omdat je op vakantie gaat. Of carnaval viert in Oeteldonk. Of je nu echt op reis gaat of een Netflix dagje neemt, jij mag ook gewoon vrij nemen. Makkelijker gezegd dan gedaan overigens, want zelf heb ik er nog altijd ergens een beetje moeite mee. Wat helpt dan? Ruim van tevoren aangeven van dat je er even niet bent. Zet het bijvoorbeeld al op tijd in je e-mailhandtekening. En stuur je favoriete klanten alvast een mailtje om te zeggen dat je minder goed bereikbaar bent.

2: Wat wil je zeggen?

Wees eerlijk over je afwezigheid tegen je opdrachtgever of klant. Maak het zo persoonlijk als je zelf wil. Misschien hou je het vaag en zeg je dat je lekker met vakantie bent. Of vertel je juist uitgebreid dat je gaat duiken op Aruba. Het is helemaal aan jou! Werk je als kleine ondernemer thuis? Bedenk wel dat je adresgegevens makkelijk te achterhalen zijn. Communiceer dus niet al te enthousiast op social media en je website dat je niet thuis bent.

3: Hoe wil je wel contact?

De verleiding is groot om je telefoon even helemaal uit te zetten. Hoewel het misschien heel prettig zou zijn, is helemaal geen contact niet altijd gewenst. Je klant of opdrachtgever vindt het toch fijn om je te kunnen bereiken, mocht het nodig zijn. Je kunt erover nadenken om e-mail toch op een vast moment te bekijken. Of een andere ZZP’er aan te wijzen die je vertrouwt. Als kleine ondernemer kan het fijn zijn om met anderen samen te werken.

4: Sluit het gezellig af.

Het is als ontvanger nou eenmaal niet leuk om een out of office te krijgen. Deze persoon hunkert naar contact, maar het kan even niet! Als je een out of office instelt, probeer het dan leuk en positief af te sluiten. Bijvoorbeeld: ‘ik lees 8 maart al mijn e-mails, ik kijk alvast uit naar je bericht. zonnige groetjes/groetjes uit..’. De ontvanger weet dan waar hij of zij aan toe is en houdt er toch een niet al te vervelend gevoel aan over.

Als je op vrijdagavond gebroken terugkomt en je tent nog moet drogen, wil je misschien niet meteen aan het werk. Kies daarom voor een paar dagen overlapping en zeg dat je er dinsdag weer bent om alle zaakjes op te pakken.

[post_ender]